小明办理“第二类监控化学品经营许可首次申请”事项，请根据下列情景回答相应问题。2025年1月2日，小明按照“第二类监控化学品经营许可首次申请”事项办事指南规定的材料种类一一对应准备了申请材料，综合窗口工作人员当场告知，按照省工信厅通知规定，你还缺少“上一年度的年度财务报表审计报告或最近一期财务报表审计报告”材料，需要重新补齐，补齐后你只能通过贵州政务服务网进行申请办理。
1月3日，小明按照综合窗口告知内容重新提交了申请材料，部门经形式审查，当天作出受理决定并出具决定受理通知书，但因最近申请办件较多，1月20日，组织工作人员开展现场勘验。勘验过程中告知小明，现场检查未通过并由一名勘验人员签字后出具结论书，告知小明联系“XX化学品经营服务公司”，可以帮助你进行整改，并约定1月28日再进行现场勘验。
小明因为资金紧张，未联系“XX化学品经营服务公司”进行整改。部门于1月28日现场勘验，勘验未通过，作出不予许可决定出具不予许可决定通知书，理由为“现场勘验不符合相关规定，不予许可”。简述该过程中部门存在哪些错误？（法人区题目）
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