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企业的控制活动 案例简介 某公司是一家电动汽车生产企业,在同行业中销量名列前茅,让人意想不到的是,这家企业却在销售量与日俱增的短短几年间,由于资金严重缺乏,而被迫申请破产。 公司来取了新的销售政策,制定了以实现销售收入为评价指标的鼓励政策。公司规定任何销售人员都可以签订合同,完成指标的销售人员可以获得升职加薪甚歪会被赠予一辆豪华汽车 该方案刚执行时,销售业绩还不错,但随后销售人员为达到其销售指标,给予过多的销售析扣,甚至出现了大量的赊销,但并没有向上级汇报情况并实行授权审批。对于签订的销售合同,由于对某些条款的不明确,造成资金难以收回,甚至出现了坏账损失。逐渐地企业资金周转困难,严重影响企业的生产经营,最后不得不申请破产。 授权审批问题 销售管理员给予过多的销售折扣,同时对于出现的大量赊销造成巨额的应收账款,并没有向上级汇报并实行授权审批,因此,公司应该对各项业务严格规范其授权批准制度,企业的折扣问题须经过各层管理者的授权和审批,对于赊销问题以及重大事项的决策,需由高层管理者集体决策审批或实行联签制度,任何个人不得擅自改变集体决策。 应收账款问题 企业由于大量赊销造成了巨额的应收账款,因此企业应建立规范的信用管理部门,制定合理的信用政策在实际情况中具体地确定信用标准、信用条件和收账政策。 首先,对客户建立资信档案,设基本资料和往来资料两部分。往来资料包括客户的交易时间、金额、付款情况等,同时采用动态更新管理制,及时录入新的信息资料,实行对客户信用的动态管理。 其次,对客户资信进行风险评估。客户的资信度取决于以下五个方面:信用品质、偿什能力(  )、资本实力、抵押品的变现能力、经济状况,即常说的“5C”评定法。对此企业应成立专门评信小组,运用专门的信用分析技术和模型通过对客户所有相关财务及非财务信息和交易记录进行整理、分析,评定信用等级: 最后,根据风险评估的结果制定科学合理的信用政策,同时,企业的信用政策要根据市场情况及客户信用的变化进行必要的动态调整。 由于应收账款造成的坏账损失,企业应根据应收账款的账龄进行分析,并可以根据合同建立一系列与工资奖金挂钩的催款措施,尽快缩短收回账款的时间,防止发生坏账。 合同问题 本案例中,企业合同签订的随意性,合同签订存在不明确的条款,造成企业资金难以收回。企业应当建立合同订立权限分级授予制度,明确企业内部相关单位、部门或岗位的授权范围、授权期间、授权条件等。企业对外签订合同应当由法定代表人 (  ) 或其授权的人签章,同时加盖单位印章或合同专用章。授权签章的,应当签署授权委托书,授权对象应当符合法律法规及企业政策对被授权人资质条件的要求。 被授权人应当在授权委托的范围内签订合同。除非授权书明确允许,被授权人不得转委托。企业可以根据合同管理需要对合同实施统一规范管理。并且,企业需要在签订合同的时候,在主要的经营领域建立制度和程序,如销售与采购等环节,并且对销售合同进行审阅和批准,并咨询法律专业人士。 控制活动问题 对于企业存在的各项问题,企业可能没有设计有效的预防性控制活动,而且在问题的初始阶段,也没有意识到企业存在的各项风险,没有及时实施发现性控制活动,导致企业走向破产。因此,企业应根据风险评估结果,设置合理的控制措施,同时,企业应根据实际执行情况,对存在的问题及时查明原因,实施相应的控制措施。通过各项控制活动的实施,以及内部监督的管理保证企业目标得以实现。
工程项目内部控制案例 资料1:2011年8月8日,生产有毒化学品对二甲苯(简称PX)的大连福佳大化有公司的工厂险些被海水倒灌,出现剧毒化工产品泄漏的危险。在事故发生后,部分大连市民抱怨称,他们对2005年动工建设的这座工厂并不知情。 目前在项目立项方面普遍存在以下问题:部分地方政府与大型企业存在利益捆绑关系;部分项目先建设后审批,或者边建设边审批,使项目审批处于被动,最终流于形式目前可行性研究报告一般由建设单位委托中介机构编制,其中大部分中介机构与当地建设管理部门存在千丝万缕的联系,其可行性研究报告的质量存在隐患。 针对项目立项中存在的问题加强内控管理。建设方应建立工程项目决策环节的控制制度,应组织财务、规划、工程等相关部门对可行性研究报告进行评审,并落实责任人。 最终审批应由政府组织规划、建设等相关责任部门进行,落实责任部门,避免最终责任的推诿。建设方应加强内部审计力量,充分考虑其中的风险。 加强监管,未完成审批的项目坚决不准开工,违者追究相关负责人的责任。应委托具有相关专业技术能力的中介机构编制可行性研究报告,并在合同中增加责任条款。 资料2:审计署在2010年5月至7月对京沪高铁项目进行阶段性跟踪审计时发现,中铁一局、三局等16家施工单位在砂石料采购、设备租赁等业务中,使用虚开、冒名或伪造发票入账共计1297张,金额合计3.24亿元。 目前在招标管理中经常存在以下问题: 在招标过程中存在“陪标”、“假投标”的现象在对投标人的资质审查、标书评分上不够全面、不够科学:施工单位中标后,建设及监理单位监督不严,造成部分施工单位中标后违法分包给其他单位。 针对项目招标中存在的问题加强内控管理。在招标单位的选择上,应采用公开招标的方式,由建设单位组织成立评标委员会,评标委员会由建设单位评委、经济类评委技术类评委组成,整个评标过程中禁止评委对外联系。 组织独立的第三方监督全过程。 大力推行招标负责人的终身负责制度。在投标资格审查和评标时,除了要检查投标方资质,还要了解拟参与施工的主要管理人员的情况,了解其是否具有相关管理经验了解投标单位已完工程和在建工程情况等。 在评标方面,采用科学的方式综合考虑各种因素避免价格因素独大。 在施工过程中,建设方以及监理方应加强监督,并在合同中明确相关规定,避免转包现象的发生,尤其要加强现场监理的监督作用。 资料3:甘肃省天水至定西段高速公路投资约87亿元但通车约半年后竟出现坑槽、裂缝、沉降等重大质量问题其重要原因之一为进场原材料把关不严,预计返工费用约1.2亿元。 目前在材料质量控制上存在以下问题:一方面,对于建设方直接采购的材料,验收过程中往往只关注数量和型号而忽略了质量的验收,而由施工单位自行采购并验收的材料,往往存在以次充好的现象:另一方面,个别工程由于施工方中标价格明显低于市场价格,或者在施工过程中某种大宗材料价格飞涨,在合同中无明确补偿规定,施工单位偷工减料。 针对工程物资控制中存在的问题加强内控管理。充分发挥监理单位的专业和监督作用,实行监理单位对原材料进入现场验收时的报审及取样检验制度,施工时监里人员必须旁站,监理人员认为工序不合格的除了要求返工外,还不允许下一道工序施工。 建设方应定期检查监理人员是否具备相应资质,并明确规定因监理人员重大工作过失造成的损失,应追究相关负责人的责任。建设方要在合理的范围内控制价格双方应在合同中制定一个双方可以接受的风险系数,规定价格波动在风险系数之下的由施工方承担,在风险系数之上的由建设方承担,同时由于建设方原因造成工期延误致使材料价格上涨的,要单独进行补偿。